Distribution Planning : des Prévisions au Réassort avec Anaplan

HAUTE COUTURE, LUXE, PRÊT-À-PORTER, BEAUTE

Dans la roadmap d’une grande majorité de retailers, les projets qui visent à optimiser et améliorer la distribution sont très certainement en top priorité.

De l'amélioration des prévisions de la demande à l'optimisation du réapprovisionnement, le sujet est clairement au cœur des transformations SI en cours dans le secteur depuis déjà 3 ans.

L'un des principaux enjeux est la gestion de la volatilité de la demande, avec de fortes disparités selon les zones, rendant complexe la prévision des besoins en stock. Les processus de distribution doivent être plus flexibles et réactifs pour s'adapter rapidement aux changements de demande et éviter les surplus ou les ruptures de stock.

Parallèlement, les coûts de transport et de logistique ont augmenté, ce qui nécessite une stratégie de distribution économiquement efficiente.

Les acteurs investissent dans des systèmes qui permettent une optimisation des niveaux de stock et du réassort en remplacement, très souvent, de multiples outils fragmentés Excel ou legacy.

Ce sont aussi des projets qui génèrent des gains mesurables sur les principaux indicateurs de performance ciblés :

• Pour un ensemble de marques enseignes de maquillage, et quelques centaines de points de vente : +20% d’amélioration de la rotation des stocks ; +1% d’amélioration de l’OSA;

• Pour une marque globale de sportswear : +2% de sell out suite à l’optimisation des implantations ; des transferts divisés par deux grâce à un meilleur algorithme d’allocation;

• Pour une activité de travel retail : réduction de 30% des ruptures;
  

 Ces résultats très parlants sont tirés de « la vraie vie » à l’issue de projets que nous avons menés avec Anaplan, solution qui constitue un excellent choix en matière de SCM en raison de sa flexibilité et de sa scalabilité.

Nous vous proposons de passer en revue rapidement les pratiques actuelles concernant les quatre principaux processus habituellement automatisés avec Anaplan:

1. Les prévisions de ventes

2. Le stock sizing (le dimensionnement des stocks cibles et des implantations)

3. Le processus d’allocations et de replenishment (de la définition de la stratégie de distribution jusqu’à la génération de ordres pour l’ERP)

4. Les transferts de boutique à boutique

Les prévisions de ventes

Une prévision des ventes précise est le point de départ pour planifier efficacement les approvisionnements et minimiser les risques de rupture de stock ou de surstockage (et plus largement d’ailleurs d’ajuster la stratégie promotion ou l'assortiment de produits en fonction de la demande prévue).

La difficulté de l’exercice pour les besoins de réappro tient aux spécificités du secteur de la mode et du luxe :

1. La variété des produits : la gamme de produits est souvent très large, ce qui rend la prévision de vente plus difficile en raison de la diversité des articles, des styles et des tailles. Les équipes manquent de réactivité aux tendances des ventes pour gérer la totalité de l’assortiment.

2. La gestion des tailles : une grande partie de la gamme est gérée à la taille et il faut donc établir une prévision au plus fin, à la taille et au point de vente, pour planifier les opérations de supply.

3. Les saisonniers : une partie importante des produits est constitué de saisonniers pour lesquels il y a peu ou pas de points de référence pour établir une prévision. Certains produits ont des cycles de vie courts.
   

Peu d’outils sur le marché sont adaptés au secteur de la mode et, trop souvent, nous voyons des équipes projeter les calculs de stocks cibles et de réassort sur la base d’une moyenne glissante de ventes historiques plutôt que sur une réelle prévision.

Le processus reste souvent manuel sur Excel avec de multiples sources de données désynchronisées.

Quels sont les éléments essentiels à considérer dans le design des solutions déployées avec Anaplan autour des prévisions ?

Pour les articles permanents ou carry-over, une approche basée sur les historiques qui sont corrigés (prise en compte des outliers causés par des évènements exceptionnels ou des erreurs sur les données) et normalisés (en ajustant les valeurs pour refléter la saisonnalité).

Une proposition statistique best-fit est produite pour modéliser la saisonnalité et l'incorporer dans les prévisions de vente. Des modèles comme celui de Holt-Winters sont couramment utilisés.

La maille de projection est généralement au modèle couleur et à la zone avant d’être désagrégée par POS. Un calcul de mise à la taille est également automatisé pour redescendre les prévisions au niveau du SKU, il prendra en compte les grilles de tailles et leur évolution (ouverture/fermeture de tailles).

Le processus est le même pour les KIM avec la prise en compte de contraintes : des stocks finis, des dates d’arrêt de production ou de fin de vie commerciale.

Pour les saisonniers, le calcul se base sur la définition de courbes de vie pour les produits et de profils de lancements qui permettent de dimensionner les besoins sur les implantations de début de saison. Dès le démarrage de la saison, le sell-through est surveillé et comparé au sell-through cible pour évaluer la performance individuelle de chaque article et réévaluer la prévision de vente.

Le processus est collaboratif et permet aux équipes centrales d’initialiser les prévisions et de prendre en compte les inputs des zones.

L’analyse est ciblée sur les exceptions : les articles dont le forecast accuracy est faible ou ceux dont la dérive est la plus importante sur le sell-through.

Les prévisions sont consolidées, valorisées et confrontées au sales plan pour contrôle et si nécessaire une nouvelle version des forecasts est initialisée.

Anaplan est connecté au SI et centralise toutes les données utiles : les ventes et les stocks, l’assortiment, les prix, le référentiel articles et leurs statuts retail.

Le forecast est produit au niveau SKU x POS x Week pour initialiser le processus de distribution.

Le stock sizing

Les stocks cibles sont ensuite calculés en fonction de la demande prévue sur une période donnée, en tenant compte des niveaux de service souhaités. Comme déjà évoqué, les ventes historiques passées sont parfois utilisées à la place des prévisions.

Le stock cible peut être calculé au niveau du modèle ou de la variante principale, sans prendre en compte chaque couleur ou taille individuellement.

Le stock minimum est calculé sur la base du niveau de stock minimum auquel il faut réapprovisionner afin d'éviter les ruptures de stock pendant le délai de réapprovisionnement.

Enfin, le stock cible peut être ajusté pour inclure des niveaux de sécurité, tels que des stocks tampons ou des stocks de sécurité.

Allocations & Replenishment

Dans un premier temps, il est important de prendre le temps de réfléchir et de définir les paramètres qui seront évalués afin de calculer et d'optimiser la distribution des produits.

Il est essentiel que la solution soit conçue de manière à faciliter l'adaptation de ces paramètres en fonction de la stratégie de la marque et des évolutions du marché.

À cet égard, Anaplan propose une modélisation flexible qui permet de créer des modèles personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de réassort de chaque activité ou entreprise.

Les paramètres de distribution

Une stratégie de distribution est déterminée pour chaque produit en fonction de critères flexibles tels que l'importance stratégique du produit, la demande élevée qu'il génère ou s'il est soumis à des promotions spéciales.

• Le fair share consiste à offrir un niveau de service équitable à tous les canaux de distribution ou points de vente en fonction de critères prédéfinis tels que les performances passées ou les parts de marché.

• La priorisation implique de donner la priorité à certains canaux ou clients sur la base d’un ranking.

• Si la priorisation est utilisée, le ranking doit être évolutif, facilement mis à jour et contextualisé (par famille de produits, sur une période spécifique).
  

L’approche de répartition peut être changée pour privilégier la priorisation ou au contraire une approche de répartition équitable.

Pour la gestion du ranking, selon les outils analytiques disponibles, nous avons deux options: soit nous importons simplement le classement ou l'ajustons dans Anaplan, soit nous mettons en place un modèle de calcul basé sur les données historiques.

Le ranking peut être calculé de manière composite en utilisant une combinaison de plusieurs indicateurs (performance historique des ventes, marges) qui sont pondérés, normalisés et agrégés.

La stratégie de distribution peut être adaptée aux périodes de pénurie, en se basant sur des critères et des priorités définis spécifiquement pour ces situations.

A cet égard une bonne pratique est de savoir flagger les articles en risque de pénurie en consolidant et comparant la demande projetée, le stock disponible et le prévisionnel d’entrée en entrepôt central.

Enfin des exclusions doivent pouvoir facilement être paramétrées pour débrayer certains produits sur une logique de distribution manuelle, à la main des allocateurs.

Les contraintes logistiques / économiques

Ces contraintes définissent les limites ou les conditions à respecter pour obtenir une distribution valide. Là aussi il est important de pouvoir facilement ajuster et mettre à jour ces contraintes dans Anaplan :

• Le paramétrage des lead times ainsi que des fréquences de préparation des commandes pour l'expédition depuis l'entrepôt central,

• La capacité de traitement des commandes exprimée en termes de nombre de commandes par jour ou par semaine,

• Le calendrier d’ouverture des entrepôts régionaux et des boutiques pour la réception des marchandises et le stockage,

• Les contraintes de colisage pour l’optimisation notamment des frais de transport.

Ce ne sont que quelques exemples mais qui sont couramment gérés dans les solutions Anaplan.

Les exceptions

Enfin on pensera aussi à prévoir une gestion d’exceptions : la réservation de stocks par exemple. Dans ce cas, les produits concernés doivent être retirés du stock disponible.

De même pour les urgences ou les situations de backorder qui vont être gérées par exception (c’est à dire en pré-allocation).

L’algorithme de calcul

Le calcul de l’allocation utilise l’ensemble des paramètres et des contraintes dont nous avons parlé :

• Les stocks cibles, les stocks minimums et les stocks de sécurité, ainsi que les quantités d’implantation pour les saisonniers (calculés sur la base des prévisions de ventes et des quantités d’achats),

• Les stocks disponibles et les transits pour les entrepôts centraux / régionaux,

• Les stocks disponibles en points de vente,

• Les prévisions d'entrées en entrepôt central, idéalement (qui nécessite une bonne coopération avec les fournisseurs et la production),

• Les paramètres de distribution et les contraintes.

L'horizon de réassort peut varier en fonction de la saisonnalité des collections et des cycles de production.

Pour les articles de fast fashion, l'horizon de réassort est court, parfois quelques semaines.

Pour le secteur du Luxe et de la Mode, les collections sont généralement achetées en avance et les implantations boutique de début de saison utilisent des stratégies de distribution spécifiques (pour répondre à la demande des boutiques en début de saison). Pour une marque internationale, les implantations peuvent être planifiées sur plusieurs mois et, dans l’idéal, être optimisées en considérant le prévisionnel d’entrées en entrepôt central sur cette durée.

L'approche peut être plus ponctuelle, notamment dans des secteurs où la rareté ou la pénurie sont des facteurs déterminants, comme c'est le cas dans l'industrie de la joaillerie. Chaque pièce arrivant en stock est attribuée en fonction d'un système de priorisation.

Les arrondis de quantités

Les quantités allouées sont arrondies à l'unité en fonction d'un ranking, même entre plusieurs boutiques desservies selon une répartition équitable (fair share), et ayant le même niveau de couverture de leur stock cible.

Les allocations de substitution

Plusieurs cas de figure méritent d’être considérés et gérés le cas échéant dans l’algorithme de calcul avec Anaplan :

1. La substitution d’un article par un autre pour remplacer un article en rupture de stock ou dans une logique de rationalisation de la gamme,

2. La substitution d’une taille par une autre, qui est un cas de figure que nous rencontrons dans l’horlogerie avec la substitution de taille de bracelet lorsque la taille initialement demandée est en rupture.

Le traitement de données

Ces calculs impliquent le traitement de grandes quantités de données.

Pour les besoins de la distribution, les articles sont gérés à la taille et en général plusieurs collections sont simultanément concernées. Pour un réseau retail constitué de quelques centaines de boutiques, la combinatoire est de plusieurs millions de valeurs.

Le processus peut être largement automatisé, ne nécessitant une intervention des équipes Supply que pour gérer les cas exceptionnels et les anomalies.

Anaplan est une plateforme scalable qui peut être adaptée aux besoins de petites maisons (quelques milliers de SKU, une dizaine de boutiques), mais qui a également produit ses preuves à grande échelle auprès des maisons les plus iconiques.

Les interfaces

C’est un véritable projet dans le projet à sécuriser pour que les ordres de distribution soient correctement calculés et intégrés dans les outils opérationnels (ERP et POS, le plus souvent SAP, M3, Cegid).

Si ces interfaces ne fonctionnent pas correctement et ne sont pas monitorées, les répercussions sont aisément compréhensibles. Si les OD ne sont pas correctement planifiés, estimées sur la base de stocks erronés ou partiellement intégrés dans l’ERP, les camions peuvent partir à vide ou avec trop de pièces.

Nous nous pourrions trop recommander d’anticiper tous les besoins en interfaces (et ils sont nombreux) et de penser aux outils d’intégration de données et d’orchestration.

Dans le monde Anaplan, les possibilités sont assez nombreuses.

Anaplan propose des connecteurs API qui permettent de créer des intégrations personnalisées avec d’autres outils logiciels (importation, exportation) et qui peuvent être facilement utilisés avec un ETL.

En fonction de vos choix techniques et de vos compétences, les chaînes d’intégration peuvent être pilotées avec Talend ou MuleSoft, deux outils populaires dans le secteur de la Mode.

Les transferts

Nous entendons par transfert un déplacement de marchandise d’une boutique à une autre pour rééquilibrer les niveaux de stock.

Même si le réapprovisionnement a été efficace dans une certaine mesure, il y a des situations pour lesquelles un transfert peut être nécessaire (des écarts entre les prévisions et les ventes réelles, un risque ruptures de stock) en tenant compte de lead times généralement plus courts au sein d’une même zone.

Ce qu’il est possible de faire avec Anaplan c’est d’analyser les overstocks au sein d’une même zone / région et de suggérer des transferts en considérant les contraintes logistiques et économiques.

L’analyse se base à la fois sur la couverture des stocks cibles agrégées de la zone et des stocks cibles individuels des POS. La décision de réallocation se base sur des critères habituels de priorisation et on génère automatiquement les ordres de transfert (pour Cegid par exemple).

Malgré sa simplicité apparente, cette approche nécessite de prendre en compte plusieurs spécificités dans sa gestion:

• Les transferts doivent être validés par la boutique donneuse ainsi que par la receveuse : il faut mettre en place un workflow de validation et prévoir un accès à un applicatif pour les managers de boutiques ;

• Durant ce délai de validation, les stocks peuvent avoir évolués et le transfert ne plus être justifié ;

• Des contraintes additionnelles sont à prendre en compte, notamment de procédure douanière et de délais de transits, de restrictions et de taxes qui limitent concrètement le déplacement de marchandises d’un pays à un autre. Il faut implémenter ces contraintes dans Anaplan.

En conclusion

Sur l’ensemble des processus traités ici, Anaplan est une plateforme de planification basée sur le cloud qui constitue une excellente proposition.

Flexibilité de la modélisation : Anaplan offre une modélisation flexible qui permet de créer des modèles personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque maison.

Intégration de données : Anaplan permet d'intégrer des données provenant de différentes sources, ce qui facilite la collecte et la consolidation des données nécessaires à la gestion de la distribution (les ventes passées historiques, les stocks, les transits, etc.).

Scalabilité : Anaplan est une plateforme scalable qui peut être adaptée aux besoins de petites maisons mais que l’on a aussi déployé à grande échelle.

Retour d’expérience : Anaplan est désormais largement déployé dans l’écosystème des retailers sur ces processus, en bonne complémentarité des ERP notamment.

Identifier des KPIs spécifiques et mesurables pour votre projet

Selon le scope que vous envisagez outiller (seulement les prévisions, ou l’ensemble des processus traités dans ce post), votre projet peut devenir important et mobiliser durablement certaines de vos ressources (utilisateurs clés, demand planner et allocateurs).

En contrepartie, comme nous l’avons souligné en introduction, les gains sont rapides, réels et mesurables.

Nous ne saurions trop recommander d’initier un plan de Value Assurance pour votre projet et de monitorer l’amélioration des KPIs qui sont les plus critiques pour votre activité.

Les résultats seront au rendez-vous.

A propose de FutureWise

FutureWise est un cabinet qui intervient spécifiquement dans le domaine de la planification (Merch, Supply & Finance) et accompagne les transformations dans les secteurs du Retail et du CPG / Food.

Pour en savoir plus : www.futurewise.fr